På den första arbetsdagen i år släppte Shopify lös det man själva valt att kalla för en “kaos-apa”. Alla återkommande möten med tre eller fler personer försvann från de anställdas kalendrar och onödiga Slack-kanaler raderades. Mötesfria onsdagar återinfördes och anställda uppmanades att hålla möten med fler än 50 personer begränsade till ett visst fönster på torsdagar. Chefer blev tillsagda att bara återskapa möten om de verkligen var viktiga.
– Ingen börjar arbeta på ett företag för att spendera all sin tid i möten. Återkommande möten har en tendens att bli ett alltför allmänt och ineffektivt verktyg över tid. De är ofta mycket resurskrävande och påverkar produktiviteten, förklarar Susanne Holmsäter som är Nordenchef på Shopify.
På Shopify försvann 12 000 kalenderhändelser år 2023, motsvarande 36 år av möten.
Ett kontrollerat kaos
Direkt efter införandet av den nya policyn på Shopify försvann 12 000 kalenderhändelser som under hela 2023 skulle ha motsvarat 36 år av möten. Initialt var det ett tvåveckorsförsök. Därefter kunde man återinföra möten men då med ett förbehåll – att mötet verkligen var nödvändigt.
– Syftet med detta kontrollerade kaos var att övergå till en kultur med få möten, och visa att tillväxt och innovation sker när människor rör sig bort från det bekväma, när de vågar bryta invanda mönster som annars kanske bara kvarstått av rutinskäl, berättar Susanne Holmsäter.
Trots vissa företags motstånd mot att göra djärva, genomgripande förändringar av det här slaget finns det en mängd data om de potentiella fördelarna med att göra just det. Till att börja med kostar mötestid. Enligt en studie från 2022 av professor Steven Rogelberg vid University of North Carolina i Charlotte, uppskattas deltagandet i icke-kritiska möten slösa bort cirka 25 000 dollar per anställd och år. Sedan tillkommer även påverkan på de anställdas produktivitet.
– Den tid vi lägger på möten på Shopify har minskat med en tredjedel i genomsnitt hittills under 2023. Vi märkte en ökad produktivitet nästan omedelbart efter att vi rensade kalendern. Vår “kaos-apa” är på god väg att spara oss 322 000 timmar under ett år. Vi är också på god väg att leverera cirka 25 procent fler projekt. Mycket tack vare detta, säger Susanne Holmsäter.
Enligt Susanne Holmsäter kan en uppgift vara nästan omöjlig att utföra om man har tre eller fyra 30-minutersmöten på en och samma morgon, med lite utrymme mellan dessa möten för att göra något annat.
– Förändringen gav både mig och mina kollegor mer tid att få jobbet gjort. Att få jobba utan avbrott är en värdefull resurs. Vi vill att våra medarbetare ska känna att de har möjlighet att göra vad de behöver för att kunna fokusera på det som är vårt kärnuppdrag – att göra handeln bättre för alla.
Vissa möten fortsatt viktiga
Att vänja sig vid att människor tackar nej till möten eller lämnar möten tidigt när de kan vara mer produktiva och bygga produkter är något som uppmuntras på Shopify. Samtidigt är vissa möten fortfarande viktiga. För även om möten kan vara ett slöseri med resurser kan de också vara en katalysator för att komma ikapp. Det gäller inte minst för företag som har anammat hybrid- eller distansarbete.
– De första minuterna av ett samtal kan fungera som en samling vid kaffemaskinen för teammedlemmar som kanske inte har någon annan direktkontakt med någon annan kollega under sin arbetsdag. Det är delvis därför vi inte avbröt enskilda möten som en del av den här förändringen, förklarar Susanne Holmsäter.
Att skapa personliga kontakter kan också vara avgörande för att lösa problem, utveckla strategier, bygga team och mycket mer.
– Vi uppmuntrar våra kollegor att vara medvetna om sina sammankomster och att värdesätta den tid de har tillsammans. Det är därför vi tillhandahåller resurser för team som vill träffas personligen några gånger om året, avslutar Susanne Holmsäter.
Om Shopify
Shopify är en ledande leverantör av infrastruktur för handel online och erbjuder verktyg för att starta, växa, marknadsföra och hantera detaljhandeln för både stora och små företag. Shopify hanterar handel med stor tillförlitlighet, samtidigt som de levererar en bättre shoppingupplevelse för konsumenter globalt. De stöttar miljontals företag i fler än 175 länder. Bland svenska kunder finns Adoore, Lace Laboratory, Under Your Skin, Understatement och CDLP. Företaget grundades 2006 i Ottawa, Kanada. För mer information: www.shopify.com/se.