- Se över din “pre-onboarding”
En bra onboarding startar redan i samband med att anställningsavtalet skrivs. Håll kontakt med din nya kollega fram tills jobbstart, så att personen känner sig välkommen och inkluderad i teamet redan innan arbetet drar igång. All kommunikation och interaktion mellan dig som chef och den nya medarbetaren bidrar till att skapa rätt förväntningar och bild av er som arbetsgivare. Ett tips är att i förväg inte dela material som är jobbrelaterat, fokus här handlar istället om att skapa förtroende.
Tips! En idé kan vara att du själv följer det introduktionsprogram som HR har tagit fram, för att se vad som funkar bra respektive mindre bra i alla steg.
- Skapa tydliga förväntningar för alla
Även när den nya medarbetaren har börjat sin tjänst är kommunikation A och O. Som ny behöver du veta vad som är nästa steg i arbetet, vilka mail som är viktiga att hålla koll på och vilka man ska kontakta i olika frågor eller för att få hjälp.
Inför en onboarding bör du som chef ha bestämt vilka IT-resurser som den anställde ska ha tillgång till. Ofta är det lätt att ge tillgång till fler IT-system än vad som behövs för tillfället. Genom att automatisera tilldelningen kan fel undvikas, samtidigt som det blir lättare att som chef avgöra vilka IT-resurser personen faktiskt behöver ha tillgång till.
Siffror visar att omsättningen av personal kan vara så hög som 50 procent under de första 18 månaderna och att det kan kosta företag mellan sex till nio månadslöner att hitta en ersättare och introducera denne. Dessutom säger enbart 12 procent av medarbetarna att deras företag gör ett bra jobb vad gäller onboarding – något som visar att det finns stora förbättringsmöjligheter.
- Kom igång med arbetsuppgifterna direkt
Det bästa sättet att lära sig om verksamheten och sin roll är att börja utföra sina arbetsuppgifter. Som chef bör du se till så att förutsättningarna för detta finns så att medarbetaren känner sig motiverad att ta initiativ. Ett sätt är att i förväg informera IT så att det tekniska är på plats från dag ett. Ta även fram en checklista som täcker allt som den nya medarbetaren behöver känna till. Förslagsvis stäms denna lista av med en kollega i en liknande roll som kan säkerställa att den är användbar. - Glöm inte bort att första dagen kan vara en nagelbitare
Att försöka minnas sin egen första-dag på jobbet är ett bra sätt att sätta sig in i situationen som nyanställd. Erfarenhetsmässigt vet nog de flesta hur små gester kan göra stor skillnad och att vi som nya på en arbetsplats vill känna oss värdefulla från början. Är det första dagen på kontoret för en ny kollega så be gärna en trygg medarbetare möta upp i receptionen och visa runt. Säkerställ också att personen har en “fadder” redan under den första tiden, som kan svara på frågor och vara ett stöd. Allt detta minskar nervositeten och skapar en känsla av att vara välkommen. - Respekt är allt vid offboarding
Processen när en medarbetare slutar är minst lika viktigt som onboarding. Att få ett bra avslut är viktigt och kom ihåg att även medarbetare som slutar är bärare av varumärket. Genom en strukturerad offboarding, som förslagsvis innehåller avslutningssamtal och plan för överlämning, kan stressen minskas och tid sparas. Det är också viktigt att HR och IT meddelas i tid så att medarbetaren inte fortsätter ha tillgång till system och konfidentiell information när den slutat, vilket faktiskt ofta sker. Detta kan annars skapa allvarliga säkerhets- och juridiska risker. Med rätt HR-system kan detta automatiseras, så du kan vara säker på att åtkomsten och behörigheter stängs av när en medarbetare väl slutar.. - Låt tekniken dra det tunga lasset
Använd företagets IT-system på bästa sätt. Kanske har ni onlineutbildning för introduktionen, ett projekthanteringsverktyg för att tilldela arbetsuppgifter eller system som säkerställer att medarbetaren har tillgång till rätt verktyg och resurser. Den här typen av verktyg gör både onboarding- och offboardingprocessen enklare för HR såväl som för IT, och de kvalitetssäkrar processen.
Sist men inte minst, samla idéer för att göra onboardingen rolig, inte bara effektiv. En lyckad introduktion ska vara interaktiv och kan använda olika typer av format, såsom video, quizz, spel och diskussionsmöjligheter via utbildningsplattformar. Här finns stora möjligheter för HR och IT att samverka för att detta ska bli så bra som möjligt. Då blir också onboardingen lustfylld för alla inblandade!